> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://usermanual.doctranslate.io/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://usermanual.doctranslate.io/vi/ai-office/ai-nhap-lieu-data-entry.md).
# AI Nhập Liệu (Data Entry)
**Doctranslate Office AI (Data Entry)** là phân hệ trợ lý thông minh giúp tự động hóa khâu đọc hiểu và chuyển đổi dữ liệu từ các tài liệu thô (PDF scan, ảnh chụp điện thoại, chứng từ nước ngoài) sang các biểu mẫu báo cáo định dạng Excel, Word (DOCX) hoặc PDF tùy chỉnh theo đúng cấu trúc nghiệp vụ của doanh nghiệp (phần mềm Hải quan ECUS5, phần mềm kế toán MISA, SAP, Fast...)
## Quy trình 3 BƯỚC BÓC TÁCH DỮ LIỆU SIÊU TỐC (QUICK START)
Để hoàn thành một lượt bóc tách và nhập liệu chứng từ, bạn thực hiện qua 3 bước tinh gọn sau:
```
[Bước 1: Upload file & Thiết lập] ──► [Bước 2: AI tự động bóc tách] ──► [Bước 3: Rà soát & Tải file]
```
### 1. Bước 1: Upload file & Thiết lập
Tại màn hình giao diện chính, tiến hành kéo thả hoặc upload các file lên hệ thống:
* **Biểu mẫu (Template) trống** (file Excel, Word hoặc PDF trống cần điền).
* **Mẫu tham chiếu (Reference template)** (file mẫu đã điền sẵn số liệu để AI bắt chước định dạng).
* **Tài liệu nguồn (Source documents)** (hóa đơn scan, ảnh chụp chứng từ cần trích xuất dữ liệu).
* *Tùy chọn:* Chọn ngôn ngữ, chuyên ngành và nhập hướng dẫn điền (nếu có).
* *Hành động:* Nhấn nút **"Bắt đầu điền biểu mẫu",** lúc này hệ thống sẽ hiển thị số credit cần sử dụng cho bộ file này
### 2. AI tự động bóc tách
Hệ thống AI xử lý bóc tách dữ liệu tự động, nhận diện bảng biểu và điền chính xác thông tin vào các cột hoặc ô trống tương ứng của biểu mẫu (Template) trong khoảng **15 - 30 giây**.
* **Chế độ mặc định:** AI tự động đọc hiểu, nhận diện bảng biểu và điền số liệu vào biểu mẫu trống trong 15 - 30 giây.
* **💡 Tùy chọn kiểm tra nâng cao:** Nếu bạn bật công tắc **"Tùy chỉnh hướng dẫn điền"** ở Bước 1, hệ thống sẽ chèn thêm màn hình trung gian **"Xem hướng dẫn điền"** để bạn check kỹ và chỉnh sửa các luật điền của AI trước khi cho phép AI chạy chính thức (xem hướng dẫn chi tiết ở phía dưới)
### 3. Rà soát & Tải file kết quả (Review & Export)
Sau khi hệ thống chạy xong, bạn nhấn nút **"Tải file"** để tải file Excel (`.xlsx`), Word (`.docx`) hoặc biểu mẫu `.pdf` đã được điền đầy đủ về máy tính để kiểm tra.
**Cơ chế hỗ trợ rà soát (QA/QC) thông minh tích hợp sẵn trên file tải về:**
* **Truy xuất nguồn gốc dữ liệu:** Trên file kết quả, AI sẽ tự động tạo các **Comment (Chú thích)** trực tiếp tại các ô số liệu. Khi bạn rê chuột vào ô, comment sẽ hiển thị rõ con số này được bóc tách từ trang nào, dòng nào của file tài liệu nguồn nào.
* **Cảnh báo xung đột số liệu (Conflict Warning):** Đặc biệt, tại các vị trí thông tin đầu vào có sự mâu thuẫn (Ví dụ: File Invoice ghi cân nặng lô hàng là 100kg nhưng file Packing List lại ghi 120kg), AI sẽ **nhúng cảnh báo và ghi chú rõ lỗi xung đột số liệu** tại ô đó để bạn kiểm tra lại, bảo đảm độ chính xác tuyệt đối 100% trước khi nộp tờ khai/báo cáo.
## CHI TIẾT THIẾT LẬP & TÙY CHỌN
### 1. Quản lý biểu mẫu (Mẫu đã lưu / Mẫu mới)
* Mẫu mới: Dùng khi bạn thiết lập bóc tách cho một loại chứng từ/báo cáo hoàn toàn mới.
* Mẫu đã lưu: Giúp tiết kiệm thời gian cho các công việc định kỳ. Khi bạn đã cài đặt xong các file mẫu và quy tắc, hệ thống cho phép lưu lại cấu hình này. Những lần sau chỉ cần bấm chọn tên mẫu đã lưu là có thể tiến hành tải tài liệu nguồn lên ngay mà không cần thiết lập lại từ đầu.
### 2. Thiết lập Biểu mẫu & Mẫu tham chiếu
Biểu mẫu cần điền (Template) Bắt buộc
* File tải lên: Biểu mẫu trống dạng .xlsx, .docx hoặc .pdf (fillable PDF) chứa khung bảng, ô tiêu đề cần điền số liệu.
* Mục đích: Đóng vai trò là "khuôn mẫu". AI sẽ căn cứ vào cấu trúc các cột/ô trong file này để biết cần trích xuất dữ liệu gì từ chứng từ thô và điền đúng vào vị trí đó.
### 3. Nguồn tài liệu (Source Documents) Bắt buộc
* File tải lên: Kéo thả hàng loạt file tài liệu thô cần trích xuất như PDF scan, ảnh chụp chứng từ (`PNG`, `JPG`), file Excel, Word...
* Mục đích: Là nguồn dữ liệu đầu vào để AI đọc hiểu, phân tích và trích xuất thông tin điền vào biểu mẫu.
### 4. Cài đặt nâng cao
#### **Ngôn ngữ đầu ra & Chuyên ngành**
* Ngôn ngữ đầu ra: Mặc định hệ thống để *Phát hiện ngôn ngữ*. Nếu cần dịch toàn bộ dữ liệu trích xuất sang ngôn ngữ khác (ví dụ: chứng từ tiếng Trung/Anh nhưng muốn file xuất ra là Tiếng Việt), bạn chọn ngôn ngữ đích tại đây.
* Chuyên ngành: Mặc định là *Tổng hợp*. Khi xử lý các tài liệu thuộc mảng đặc thù như Logistics, Kế toán, Y tế..., việc chọn đúng chuyên ngành giúp AI kích hoạt từ điển chuyên dụng để trích xuất và dịch thuật ngữ viết tắt chính xác tuyệt đối.
#### Tùy chỉnh thông minh
Cho phép bạn "huấn luyện" hoặc ra lệnh trực tiếp cho AI xử lý dữ liệu theo các quy tắc nghiệp vụ riêng của doanh nghiệp (tương tự như việc viết một ghi chú dặn dò trợ lý trước khi giao việc). AI sẽ tuân thủ chính xác các yêu cầu này trong suốt quá trình đọc và điền dữ liệu.
Khi nào nên dùng?
* Cần chuẩn hóa định dạng: Muốn đồng nhất cách ghi ngày tháng, viết hoa tên riêng, định dạng tiền tệ...
* Cần tính toán/quy đổi: Cần đổi tỷ giá ngoại tệ, tính tổng, hoặc áp công thức nhân/chia trước khi điền.
* Cần lọc hoặc ghép dữ liệu: Muốn bỏ qua các thông tin không cần thiết hoặc gộp nhiều dòng dữ liệu từ tài liệu nguồn thành một ô.
Cách sử dụng:
1. Bật công tắc "Tùy chỉnh thông minh": Một ô nhập văn bản (prompt) sẽ xuất hiện bên dưới.
2. Nhập quy tắc/yêu cầu bằng tiếng Việt tự nhiên:
* *Ví dụ định dạng:* `"Yêu cầu định dạng toàn bộ ngày tháng theo chuẩn DD/MM/YYYY. Tên công ty phải viết hoa toàn bộ."`
* *Ví dụ quy đổi:* `"Nếu đơn giá ghi trên hóa đơn là USD, hãy nhân với tỷ giá 25.400 để đổi sang VNĐ trước khi điền vào cột Thành tiền."`
* *Ví dụ lọc dữ liệu:* `"Chỉ lấy các mặt hàng có thuế suất 10%, bỏ qua các mặt hàng không chịu thuế."`
1. Tiến hành các bước bóc tách tiếp theo như bình thường. AI sẽ áp dụng chính xác các logic bạn đã dặn.
#### Tùy chỉnh hướng dẫn điền
**Tính năng này để làm gì?** Mặc định AI sẽ tự động đọc tài liệu và điền thẳng vào mẫu theo cách nó hiểu. Tuy nhiên, với các biểu mẫu phức tạp, bạn có thể muốn duyệt trước bản kế hoạch của AI xem nó định lấy số liệu nào điền vào ô nào, nhằm đảm bảo chính xác 100% trước khi AI thực sự làm việc.
*Tính năng này đóng vai trò như một bước duyệt trung gian, cho phép bạn kiểm tra và điều chỉnh các quy tắc điền của AI trước khi xuất file.*
Khi nào nên dùng?
* Khi xử lý biểu mẫu phức tạp, nhiều cột dữ liệu dễ nhầm lẫn.
* Khi bạn muốn kiểm tra xem AI có hiểu đúng cấu trúc tài liệu nguồn của bạn hay không.
* Khi cần bổ sung hoặc sửa đổi luật bóc tách trực tiếp cho lượt chạy này.
Hướng dẫn sử dụng:
* Bật công tắc "Tùy chỉnh hướng dẫn điền" ở Bước 1 và nhấn Tạo hướng dẫn điền.
* Màn hình chuyển sang giao diện Hướng dẫn điền thông tin: AI sẽ liệt kê chi tiết bản kế hoạch bóc tách (Ngôn ngữ, quy định điền từng cột, quy tắc dòng/bảng...). Tại đây, bạn có thể:
* Chỉnh sửa: Bấm biểu tượng cây bút để sửa trực tiếp hoặc nhập thêm dặn dò rồi chọn Tạo lại.
* Lưu làm mẫu: Bấm Lưu làm mẫu nếu muốn tái sử dụng bộ quy tắc này cho các lần bóc tách sau.
* Chọn "Bắt đầu điền biểu mẫu" để AI tiến hành bóc tách và xuất file theo đúng quy tắc đã duyệt.
*Lưu ý: Nếu không bật công tắc này, AI sẽ bỏ qua bước duyệt trung gian và bóc tách ngay để trả kết quả về nhanh nhất*