Họp & Ghi chú

Trợ lý AI – Ghi chú họp là tính năng hỗ trợ tự động chuyển nội dung cuộc họp từ tệp âm thanh thành biên bản. Hệ thống sử dụng AI để nhận diện người nói, chuyển giọng nói thành văn bản, tóm tắt nội dung và tạo biên bản theo mẫu có sẵn hoặc mẫu do người dùng cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian ghi chép và tổng hợp thông tin sau cuộc họp.

Hướng dẫn sử dụng

Bước 1: Tải tệp âm thanh

Tại mục Tệp audio, kéo thả hoặc nhấp để chọn tệp âm thanh cuộc họp từ máy tính.

Hệ thống hỗ trợ các định dạng: MP3, WAV, M4A, FLAC, AAC, OGG, WebM

Dung lượng tệp tối đa 300 MB.

Bước 2: Khai báo người nói (Tùy chọn)

Tại mục Người nói, nhấn Thêm người nói để khai báo thông tin của từng người tham gia cuộc họp.

Đối với mỗi người nói, có thể nhập:

• Họ và tên.

• Giới tính.

• Mô tả hoặc vai trò (ví dụ: Trưởng phòng, Khách hàng, Nhân viên kinh doanh...).

Nếu không khai báo, AI sẽ tự động nhận diện và phân tách người nói trong quá trình xử lý.

Bước 3: Cung cấp bối cảnh (Tùy chọn)

Tại mục Bối cảnh, cung cấp thông tin giúp AI hiểu nội dung cuộc họp chính xác hơn.

Người dùng có thể chọn một trong hai cách:

• Nhập text: Nhập các thông tin như tên dự án, chương trình, tên riêng, thuật ngữ chuyên ngành hoặc các nội dung liên quan.

• Tải file: Tải lên tài liệu tham khảo chứa thông tin hỗ trợ cho cuộc họp.

Thông tin bối cảnh giúp AI nhận diện đúng thuật ngữ chuyên môn và nâng cao độ chính xác của biên bản.

Bước 4: Chọn mẫu biên bản (Tùy chọn)

Tại mục Mẫu biên bản, kéo thả hoặc chọn tệp mẫu để định dạng biên bản đầu ra.

Hệ thống hỗ trợ:

• PDF

• DOCX

Nếu không tải lên mẫu, hệ thống sẽ sử dụng mẫu biên bản mặc định.

Bước 5: Tạo hội thoại

Sau khi hoàn tất các thiết lập:

• Nhấn Tạo hội thoại để hệ thống bắt đầu xử lý.

• AI sẽ tự động chuyển đổi âm thanh thành văn bản, phân tách người nói và tạo nội dung hội thoại.

Bước 6: Kiểm tra hội thoại

Sau khi xử lý hoàn tất, chuyển sang bước Kiểm tra hội thoại.

Tại đây người dùng có thể:

• Kiểm tra nội dung đã được chuyển thành văn bản.

• Kiểm tra việc phân tách người nói.

• Chỉnh sửa hoặc bổ sung nội dung nếu cần trước khi tạo biên bản.

Bước 7: Tạo và tải biên bản

Sau khi xác nhận nội dung hội thoại:

• Chuyển sang bước Biên bản.

• Hệ thống sẽ tự động tổng hợp nội dung theo mẫu đã chọn hoặc mẫu mặc định.

• Kiểm tra lại biên bản và tải xuống để lưu trữ hoặc chia sẻ.